ANALISIS VALUE CHAIN DAN CRITICAL SUCCES FACTOR PADA PT. GUDANG GARAM Tbk

1. Pendahuluan

Sistem dan teknologi informasi merupakan tuntutan bagi perusahaan untuk diterapkan agar dapat bersaing dengan pesaingnya yang juga menggunakannya sebagai salah satu alat untuk mencapai keunggulan kompetitif. Sistem dan teknologi informasi harus sesuai dengan kebutuhan bisnis dan selaras dengan strategi dan tujuan perusahaan. Banyaknya aplikasi sistem informasi yang ada di pasar mengharuskan perusahaan merencanakan sistem dan teknologi yang akan digunakan. Adanya perencanaan  strategi  sistem  dan  teknologi  informasi  yang  terencana  dengan  baik  diharapkan membantu perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis. Pencapaian tujuan tersebut harus didukung oleh semua bagian dalam perusahaan tersebut sehingga dapat menciptakan rantai nilai yang akan memberikan margin bagi perusahaan tersebut.

Perusahaan rokok Gudang Garam adalah salah satu industri rokok terkemuka di tanah air yang telah berdiri sejak tahun 1958 di kota Kediri, Jawa Timur. Hingga kini, Gudang Garam sudah terkenal luas baik di dalam negeri maupun mancanegara sebagai penghasil rokok kretek berkualitas tinggi. Produk Gudang Garam bisa ditemukan dalam berbagai variasi, mulai sigaret kretek klobot (SKL), sigaret kretek linting-tangan (SKT), hingga sigaret kretek linting-mesin (SKM). Bagi Anda para penikmat kretek sejati, komitmen dari PT. Gudang Garam adalah memberikan pengalaman tak tergantikan dalam menikmati kretek yang terbuat dari bahan pilihan berkualitas tinggi. Perusahaan sudah  menggunakan dukungan sistem informasi berupa  pemanfaatan komputer untuk memproses transaksi bisnis dan menyimpan data. Adapun permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan adalah belum adanya perencanaan sistem dan teknologi informasi, sistem informasi yang ada saat ini hanya sebatas membantu dalam transaksi penjualan. Perusahaan terdiri dari beberapa bagian yang harusnya saling terintegrasi untuk mencapai tujuan bisnis.    Peran  sistem  dan  teknologi informasi untuk membantu pencapaian tujuan perusahaan sangat dibutuhkan oleh karena itu, dipilihlah perusahaan tersebut sebagai objek penelitian.

2. Metode

Metode yang diterapkan dalam menganalisis sistem yang sedang berjalan pada PT. Gudang Garam adalah Metode analisis menggunakan analisis value chain, Tapi hanya terbatas pada perencanaan Primary Activity dalam bidang  Sistem Informasi / SI.

3. Analisis Rantai Nilai (Value Chain) Perusahaan.

Value chain terdiri dari dua kategori, yaitu aktivitas utama (Primary Activity) dan aktivitas pendukung (Support Activity). Aktivitas utama terdiri dari logistik dalam (In Bound Logistic), operasi (Operation), logistik keluar (Out Bound Logistic), pemasaran (Marketing and Sales), dan pelayanan (Service). Aktivitas pendukung terdiri dari kelengkapan infrastruktur (Firm Infrastructure), manajemen sumber daya manusia (Human Resource Management), pengembangan teknologi (Technology Development), dan pengadaan barang (Procurement). Berikut ini adalah gambar dan uraian value chain dari PT. Gudang Garam.

Gambar 1.  Analisis Rantai Nilai (Value Chain) Perusahaan

Dari analisis value chain diatas dapat disimpulkan:

Kesimpulan Analisis Value Chain ( Primary Activity dalam bidang Sistem Informasi / SI)

Tabel 1. Kesimpulan Analisis Value Chain Primary Activity SI

Model	Aktivitas	Strategi
Primary Activity
Logistik Dalam ( In Bound Logistik )	Penyimpanan data pelanggan, Penyimpanan data karyawan, Penyimpanan bahan baku yang diterima dari supplier	Dibutuhkan suatu sistem informasi untuk mendukung logistik dalam agar data-data yang ada dapat diolah dan diintegrasikan secara cepat dan akurat untuk kelanjutan proses aktivitas bisnis
Operasi (Operation)	Pemesanan Bahan baku, Pengecekan bahan baku, Produksi Rokok, Penjualan Rokok, Pembayaran dari pelanggan	Dibutuhkan suatu sistem informasi untuk    memudahkan pengolahan data transaksi, sehingga keseluruhan proses operasi dapat berjalan lebih optimal
Logistik Keluar (Out Bound Logistik)	Keluarnya barang hasil produksi (rokok), Pengiriman barang, Pemberian tagihan.	Diperlukan suatu sistem informasi untuk mendukung aktivitas logistik keluar, sehingga pengolahan data transaksi keluarnya barang, pengiriman barang dan pemberian tagihan dapat terkelola dengan lebih baik
Pemasaran (Marketing and Sales)	Promosi  dan iklan pada internet dan brosur.	Perusahaan perlu menerapkan suatu media interaktif sebagai sarana untuk pemasaran.  E-commerce merupakan solusi yang tepat untuk mencapainya karena berbisnis secara online merupakan tren terdepan saat ini.
Pelayanan (Services)	Pelayanan yang mengutamakan kepuasan pelanggan	Diperlukan sistem informasi yang dapat membantu perusahaan dalam menjaga dan menjalin komunikasi yang baik dengan pelanggan untuk jangka panjang, yaitu penerapan Electronic Customer Relationship Management.

4. Kesimpulan Analisis Value Chain

            Berdasarkan analisis pada aktivitas utama (primary activity) dalam bidang Sistem Informasi pada perusahaan, dapat disimpulkan bahwa terdapat persaingan yang cukup ketat antar industri, pengaruh lingkungan luar terhadap perusahaan, performa aktivitas dan Sistem Informasi yang belum optimal, adanya kelemahan maupun ancaman yang dapat mempengaruhi kemajuan perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Untuk mengatasi dan meminimalisasi permasalahan-permasalahan tersebut secara bersamaan meningkatkan kekuatan dan peluang yang ada, PT Gudang Garam perlu merencanakan dan menerapkan strategi bisnis, strategi sistem informasi yang tepat guna disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan agar efisiensi dan efektivitas proses bisnis serta keunggulan dalam bersaing dapat tercapai sehingga tujuan dan sasaran bisnis perusahaan dapat terpenuhi secara optimal.

            Ada beberapa saran yang dapat diusulkan untuk membantu dalam perencanaan strategi sistem informasi pada PT. Gudang Garam, antara lain : (1) Untuk mencapai efisiensi dan efeltivitas keseluruhan proses bisnis perusahaan serta keunggulan bersaing, disarankan PT. Gudang Garam menggunakan pemanfaatan sistem informasi yang tepat guna dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan untuk meningkatkan performa dalam menjalankan bisnis. Dalam mengolah data dan informasi perlu diterapkan aplikasi DSS dan EIS untuk membantu pihak perusahaan dalam mengambil keputusan. Promosi dan pemeliharaan hubungan dengan pelanggan juga sangat penting bagi perusahaan dalam meningkatkan profit dan keunggulan bersaing, maka perlu diterapkan E-commerce dan Electronic Customer Relationship Management.  Semua aplikasi tersebut harus diintegrasikan secara real time dengan menggunakan aplikasi EAI; (2) Dilakukan pengadaan hardware untuk menunjang aplikasi-aplikasi yang ada untuk beroperasi, seperti pengadaan PC, printer, router, switch, dan server serta arsitektur jaringan yang menghubungkan keseluruhan perangkat Sistem Informasi di perusahaan maupun antar kantor cabang; (3) Perlu perencanaan yang baik untuk mengembangkan website, aplikasi, pengadaan hardware, dan arsitektur jaringan yang disesuaikan dengan keterlibatan pihak-pihak terkait sehingga pelaksanaan bisnis perusahaan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

5. Pengertian Critical Succes Factor (CSF)

Critical success factors (CSF) merupakan sebuah strategi analisa yang membantu seorang manajer untuk mencapai tujuan dari perusahaan, termasuk faktor-faktor yang akan mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan pencapaian tujuan. CSF dapat ditentukan jika objektif atau arah dan tujuan organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan.

Metode CSF dan analisis CSF telah banyak digunakan dalam berbagai hal diluar bidang teknologi informasi. Dalam riset kegunaan CSF dalam manajemen program pemerintah pusat, James Dobbins dan Richard Donnelly [Dobbins 98] mengidentifikasi kegunaan CSF, antara lain:

1.      Mengidentifikasi konsentrasi utama manajemen

2.      Membantu perancangan strategic plan

3.      Mengidentifikasi fokus area dalam tiap rincian project life cycle dan penyebab utama kegagalan proyek

4.      Mengevaluasi kelayakan sistem informasi

5.      Mengidentifikasi ancaman dan kesempatan bisnis

6.      Mengukur tingkat produktivitas sumber daya manusia

Macam macam tipe CSF

a.       Industri : Faktor dari karakteristik industri dan merupakan apa yangharus dilakukan supaya tetap kompetitif

b.      Lingkungan : Faktor lingkungan yang mempengaruhi perusahaan seperti iklim bisnis, ekonomi, competitor, teknologi dan lain-lain

c.       Strategi :Faktor strategi kompetitif yang dipilih perusahaan

d.      Temporal : Faktor internal perusahaan, seperti timbulnya kesempatan, adanya hambatan dan lain-lain.

CSF erat kaitannya dengan pencapaian tujuan perusahaan. Ketika manajer perusahaan menentukan tujuan perusahaan, turut ditentukan juga langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Perusahaan yang telah berhasil mencapai tujuannya secara otomatis juga berhasil mencapai CSF yang telah dirancang sebelumnya.

6. Analisis Critical Succes Factor (CSF) Pada PT Gudang Garam

CSF atau faktor penentu keberhasilan adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapai tujuannya. Perusahaan biasanya memiliki beberapa CSF. Dari beberapa kondisi yang ada pada PT Gudang Garam Tbk. maka dapat diambil beberapa komponen penentu CSF yang dijabarkan pada tabel berikut.

No.	Critical Succes Factor	Weight	Rate	Total
1.	Teknologi Informasi sudah dikembangkan dengan optimal	3	2	6
2.	Program-program (Software) yang ada sudah mendukung kinerja perusahaan	3	3	9
3.	Penggunaan teknologi informasi dapat membantu manajemen perusahaan	4	3	12
4.	Aplikasi system informasi yang ada telah dapat mendukung kinerja perusahaan	3	3	9
5.	Riset Keinginan konsumen dirasa perlu untuk meningkakan profit perusahaan	4	3	12
6.	Adanya layanan konsumen dirasa perlu	4	2	8
7.	Adanya pelatihan karyawan dapat meningkatkan mutu dan kualitas SDM	5	2	10
8.	Adanya analisis pasar dalam penjualan rokok dapat meningkatkan kinerja perusahaan	3	2	6
9.	Pemasaran rokok lewat toko-toko dirasa perlu	5	2	10
10.	Adanya penampungan saran dan tindak lanjut dari saran konsumen dapat meningkatkan kinerja perusahaan	5	2	10
11.	Adanya tindak lanjut dari saran konsumen dapat meningkatkan kinerja perusahaan	4	2	8
12.	Konsumen merupakan factor penentu peningkatan kinerja perusahaan	4	2	8
13.	Pengembangan inovasi dan kualitas produk baru	5	3	15

Tabel 1. CSF pada PT Gudang Garam Tbk

Pada PT Gudang Garam Tbk, CSF dapat diidentifikasi dari beberapa kondisi seperti berikut ini:

(1) Profit. (a) Profit perusahaan meningkat dari tahun ke tahun dan meliputi profit dari semua produk. (b) Semua perwakilan dapat memberikan profit yang merata pada perusahaan.

(2) Brand Image. (a) Perusahaan sudah memiliki nama baik di dunia rokok di Indonesia.

(3) Pangsa Pasar. (a) Perusahaan mempunyai pangsa pasar yang jelas. (b) Perusahaan memiliki jaringan perwakilan yang tersebar di seluruh daerah-daerah di Indonesia. (c) Produk yang dihasilkan perusahaan dapat diterima dengan baik oleh masyarakat. (d) Perusahaan sering mendapat permintaan oleh pasar.

(4) Teknologi Informasi. (a) Teknologi Informasi sudah dikembangkan dengan optimal di perusahaan. (b) Penggunaan teknologi informasi dapat membantu memanajemen perusahaan. (c) Aplikasi sistem informasi yang ada telah mendukung kinerja perusahaan.

(5) Layanan Pelanggan. (a) Adanya layanan konsumen telah disediakan oleh perusahaan. (b) Layanan konsumen direalisasikan dalam bentuk nomor telepon khusus dan alamat email khusus layanan konsumen.

(6) Layanan Supplier. (a) Adanya hubungan kerjasama yang baik dengan toko-toko pengecer maupun distributor dapat membantu operasional perusahaan. (b) Adanya peraturan yang jelas tentang supplier.

(7) Strategi Perusahaan. (a) Perusahaan memiliki strategi pengembangan perusahaan baik untuk SDM maupun produk yang akan dihasilkan. (b) Strategi disusun baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. (c) Pengembangan inovasi dan kualitas produk baru.

Adapun keterangan dari tabel 2 adalah sebagai berikut:

1. Teknologi Informasi sudah dikembangkan dengan optimal, skor 6.
2. Program-program (software) yang ada sudah mendukung kinerja perusahaan, skor 9.
3. Penggunaan teknologi informasi dapat membantu manajemen perusahaan, skor 12.
4. Aplikasi sistem informasi yang ada telah dapat mendukung kinerja perusahaan, skor 9.
5. Riset keinginan konsumen dirasa perlu untuk meningkatkan profit perusahaan, skor 12.
6. Adanya layanan konsumen dirasa perlu, skor 8.
7. Adanya pelatihan karyawan dapat meningkatkan mutu dan kualitas SDM, skor 10.
8. Adanya analisis pasar dapat meningkatkan kinerja perusahaan, skor 6.
9. Pemasaran rokok lewat toko-toko dirasa perlu, skor 10.
10. Adanya penampungan saran dari konsumen dapat meningkatkan kinerja perusahaan, skor 10.
11. Adanya tindak lanjut dari saran konsumen dapat menigkatkan kualitas produksi, skor 8.
12. Konsumen merupakan faktor penentu peningkatan kinerja perusahaan, skor 8.
13. Pengembangan inovasi dan kualitas produk baru, skor 15.

            Cara menghitung bobot (weight) berdasarkan penting atau tidaknya komponen tersebut berdasarkan masukan dari level manajemen. Pengisian bobot mengikuti aturan sebagai berikut:

1 = tidak penting, 2 = kurang penting, 3 = agak penting, 4 = penting, dan 5 = sangat penting.

Cara menghitung rate (rating) berdasarkan frekuensi pengisian komponen tersebut yaitu banyak sedikitnya responden yang menjawab tentang keberadaan komponen tersebut. Pengisian rate mengikuti aturan sebagai berikut :

1 = sedikit, 2 = sedang dan 3 = banyak.

Urutan CSF dari poin tertinggi sampai poin terendah dapat dilihat pada tabel 3.

No.	Critical Succes Factor	Weight	Rate	Total
1.	Pengembangan inovasi dan kualitas produk baru	5	3	15
2.	Riset Keinginan konsumen dirasa perlu untuk meningkakan profit perusahaan	4	3	12
3.	Penggunaan teknologi informasi dapat membantu manajemen perusahaan	4	3	12
4.	Adanya pelatihan karyawan dapat meningkatkan mutu dan kualitas SDM	5	2	10
5.	Pemasaran rokok lewat toko-toko dirasa perlu	5	2	10
6.	Adanya penampungan saran dan tindak lanjut dari saran konsumen dapat meningkatkan kinerja perusahaan	5	2	10
7.	Aplikasi system informasi yang ada telah dapat mendukung kinerja perusahaan	3	3	9
8.	Program-program (Software) yang ada sudah mendukung kinerja perusahaan	3	3	9
9.	Adanya layanan konsumen dirasa perlu	4	2	8
10.	Konsumen merupakan factor penentu peningkatan kinerja perusahaan	4	2	8
11.	Adanya tindak lanjut dari saran konsumen dapat meningkatkan kinerja perusahaan	4	2	8
12.	Teknologi Informasi sudah dikembangkan dengan optimal	3	2	6
13.	Adanya analisis pasar dalam penjualan rokok dapat meningkatkan kinerja perusahaan	3	2	6

Tabel 2. Urutan CSF dari Poin Tertinggi

Berdasarkan urutan CSF dari poin skor tertinggi, maka diambil tiga urutan prioritas teratas yang digambarkan pada tabel 3 yaitu tentang Pengembangan inovasi dan kualitas produk baru, Penggunaan teknologi informasi dapat membantu manajemen perusahaan dan riset keinginan konsumen yang dirasa perlu untuk meningkatkan profit perusahaan.

Urutan Prioritas	Critical Succes Factor	Weight	Rate	Total
1.	Pengembangan inovasi dan kualitas produk baru	5	3	15
2.	Riset Keinginan konsumen dirasa perlu untuk meningkakan profit perusahaan	4	3	12
3.	Penggunaan teknologi informasi dapat membantu manajemen perusahaan	4	3	12

Tabel 3. Urutan Prioritas CSF